Eventi Digitali

L’evento aziendale digitale è il presente e sarà con certezza il futuro sia a Milano che in tutta Italia: le aziende non funzionano senza connessioni, senza contatti vivi e proficui con i partner, prospect, fornitori, clienti e gli stessi employee. La risposta tradizionale a queste esigenze è sempre stato l’evento fisicamente in presenza, con un contatto diretto tra i rappresentanti dell’impresa e gli stakeholder coinvolti. La pandemia ha già riscritto le regole del gioco rendendo gli eventi digitali, ovvero la loro declinazione online, un primario strumento di comunicazione.

Per informazioni relative all’organizzazione di eventi digitali a Milano ed in tutta Italia chiama o invia un sms cellulare a (+39) 333 8565947: il servizio che offriamo è ottimo e gratuito, sempre reperibili giorno e sera tutti i giorni della settimana. Preventivo immediato scrivi mail a info@topreservation.it

È praticamente impossibile, però, che questa tendenza sia di breve periodo o limitata alla pandemia, poiché in questi mesi le aziende si sono rese conto dell’efficacia dello strumento, dei suoi benefici in termini di saving, di generazione di lead e di agilità organizzativa, trovando vantaggi importanti anche nei confronti dell’evento fisico tradizionale. Come in tanti altri ambiti, anche qui la fine della pandemia determinerà il trionfo del modello ibrido: eventi virtuali e in presenza si completeranno a vicenda, ma con i primi in una posizione più centrale e privilegiata di un tempo.

Così di giorno in giorno aumentano le richieste ed i preventivi legati al mondo degli eventi in digitale, dove l’esigenza attuale è di raccontare storie nuove, senza dimenticare le relazioni umane tipiche degli eventi fisici, abbiamo selezionato e personalizzato diverse piattaforme di eventi digitali e virtuali che rispondono alla necessità di creare spazi nuovi e alternativi per incontrarsi, per stupire lo spettatore, per coinvolgerlo, mettendolo sempre al centro dell’esperienza.

L’evento digitale si fonda su due grandi pilastri: la virtualizzazione dello spazio fisico e l’utilizzo di strumenti e strategie finalizzati a garantirne l’efficacia. Lo spazio diventa virtuale: è una piattaforma online che costituisce il ‘perimetro liquido’ dell’evento e all’interno del quale può racchiudere anche un numero molto elevato di partecipanti. Non ci sono format vincolanti: ogni azienda può “costruire” un evento digitale che, a livello strategico e operativo, sia finalizzato a ottenere i risultati prefissi. Convenzionalmente, però, se ne riconoscono alcuni tipi.

WEBINAR

Webinar è l’evento digitale per definizione, molto focalizzato a livello di tema, compatto nella durata (solitamente, un’ora o poco più), nonché equivalente digitale della tavola rotonda tradizionale. Le modalità di interazione con il pubblico vanno dalla chat alle sessioni Q&A e alle survey durante l’evento stesso. Una ‘variante’ è il websummit: il format è simile ma la durata è maggiore, così come il livello di approfondimento e il palinsesto di sessioni di cui si compone.

ONLINE MEETING

Online Meeting è la tavola rotonda virtuale a porte chiuse, un momento di approfondimento e riflessione su temi ben definiti che coinvolge un numero ristretto di manager e operatori. L’attività è moderata da un giornalista competente ed è preceduta da un’attenta attività di curation finalizzata alla definizione degli argomenti, all’identificazione dei migliori contributi e al coordinamento del dibattito.

DIGITAL EVENT

Digital (Daily) Event: una o più giornate intere in streaming, senza interruzioni. È la virtualizzazione del grande evento tematico e può comprendere un complesso palinsesto di eventi, sessioni, speech, tavole rotonde, approfondimenti e meeting privati. Le sessioni possono essere sequenziali o parallele, cosa che permette ai partecipanti di seguire quelle di maggiore interesse. Si sviluppa solitamente nell’arco di una giornata, ma nulla vieta di estenderne ulteriormente la durata con contenuti e sessioni di valore.

VIRTUAL FAIR

Virtual Fair è la fiera virtuale, il punto tecnicamente più alto ed evoluto della virtualizzazione degli eventi. Oltre alle sessioni online, meeting, tavole rotonde, chat tematiche ecc, è possibile effettuare un rendering degli spazi fisici oppure progettare uno stand virtuale che permetta ai visitatori di interagire con esso. È chiaramente l’esperienza più completa a non solo a livello di contatto con l’offerta dell’azienda, ma anche con i suoi valori e la sua cultura.

SERVIZI PER EVENTI IN DIGITALE

Durante i nostri eventi digitali i relatori potranno comunicare in diretta da casa, dal proprio ufficio o da altre sedi adibite a studio di registrazione video. Costruiamo un’esperienza digitale a seconda delle caratteristiche dell’evento con la possibilità di strutturare l’interfaccia anche in versione multi lingua, garantendo così un’interazione di qualità a seconda degli obiettivi e del target del cliente.

Con il supporto dei nostri event manager i vostri eventi digitali potranno essere trasmessi in live streaming da e verso ogni parte del mondo, si potrà prevedere una fase di accredito personalizzata, raccogliere i contenuti e i file dei relatori, costruire un’agenda per i partecipanti, organizzare attività di gaming ed engagement collettivo ed infine creare vere e proprie location virtuali dove incontrarsi online. I collegamenti all’evento digitale possono essere illimitati, in qualità full hd, sia da desktop che da mobile.

BENEFIT EVENTI IN DIGITALE

Cosa ci aspettiamo solitamente da un evento vero e proprio? Un momento in cui l’ospite vivrà a 360 gradi l’esperienza dell’evento. Durante i nostri eventi digitali il pubblico non sarà uno spettatore passivo, grazie infatti ad interfacce video e chat interattive è possibile non solo la partecipazione ma anche il confronto, la scoperta, la spiegazione e il networking tutto svolto in sicurezza da casa o dal proprio ufficio. Insomma un vero e proprio format che darà spazio a speech, filmati, slides in cui si potrà dare voce anche ad ospiti prestigiosi per rendere il tutto più emozionante ed un evento al quale valga la pena partecipare.

Inoltre se organizzato in modo competente e supportato da professionalità e strumenti ad hoc, un evento virtuale può avere un’efficacia pari o superiore alla controparte fisica. Alcuni benefici sono palesi: tra questi, la riduzione delle spese per gli spostamenti e per la location, la maggiore semplicità organizzativa e gestionale e la minore incidenza di imprevisti e intoppi. L’evento può essere un elemento cardine della strategia di marketing digitale dell’azienda: grazie a un approccio data-driven nativo, gli eventi digitali permettono alle aziende di comprendere il comportamento e le esigenze dei partecipanti in maniera molto più puntuale rispetto all’evento in presenza, e questo confluisce nella personalizzazione del servizio e in strategie di follow-up estremamente efficaci.

Ottima interazione tra i partecipanti: l’interazione con e tra i partecipanti è diretta, immediata e si avvale di strumenti come chat e survey. A parità di tempo, in un evento digitale è più facile dialogare parallelamente con più persone e creare nuovi contatti. Il ruolo attivo dei partecipanti è un elemento cardine di qualsiasi evento virtuale.

Lead Generation: per partecipare a un evento virtuale è solitamente necessaria l’iscrizione. Ciò permette agli organizzatori di contattare i partecipanti prima, durante e dopo l’evento per costruire un rapporto e alimentarlo nel tempo, in vista di potenziali opportunità commerciali o di collaborazione.

Alto livello di concentrazione: se l’evento viene organizzato in modo corretto, con professionalità e tenendo conto delle esigenze dei partecipanti, l’apprendimento duraturo e pervasivo sono facilmente raggiungibili.

Nessuna perdita di tempo: l’evento digitale condensa nel lasso di tempo previsto tutte le informazioni da trasmettere e condividere. Fino a pochi istanti prima dell’inizio e subito dopo la chiusura, i partecipanti possono dedicarsi ad altre attività, senza alcuna perdita di tempo in trasferte e spostamenti.

ENGAGEMENT DIGITALE

Qual è dunque il limite principale dell’evento digitale? La risposta è scontata: l’assenza di contatto fisico, di incontri di persona e di collisioni casuali che – nell’evento tradizionale – sono il primo passo per nuove relazioni professionali e opportunità da concretizzare. Ecco perché dell’evento digitale va spinto tantissimo l’elemento esperienziale: l’engagement, il contatto, l’interazione e il dialogo non si sviluppano più in modo automatico, talvolta addirittura casuale, ma vanno creati, favoriti, agevolati. Su questo aspetto, gestibile mediante una corretta organizzazione e gestione dell’evento, l’investimento dell’azienda deve essere importante.

LA PARTE OPERATIVA

Sicuramente in questo momento storico, molte attività hanno subito un rallentamento, ma le aziende non possono smettere di comunicare, di organizzare eventi e meeting. Per questo abbiamo studiato le diverse tecnologie disponibili per colmare le distanze e vincere la sfida del distanziamento sociale, garantendo comunque la possibilità di veicolare in modo efficace messaggi e contenuti importanti per la propria realtà aziendale.

Pianificare, organizzare e gestire un evento digitale non è per nulla semplice. Talvolta, le aziende credono che l’attività si esaurisca nell’invio di qualche invito e nell’adozione della piattaforma che abilita l’evento. Nulla di più errato: se anche la tecnologia è determinante ai fini del successo dell’evento, poiché la qualità audio e video, le funzionalità di interazione e le capacità di personalizzazione hanno un impatto sull’engagement, si tratta pur sempre del fattore abilitante di un evento che va progettato, seguito e organizzato prima, durante e dopo il “live”.

Per un evento efficace ci vogliono competenze ed esperienza che permettano di identificare innanzitutto il format corretto – tra quelli riportati e tutte le infinite varianti ibride –, di definire la regia e la pianificazione di tutti gli aspetti organizzativi, il palinsesto, la realizzazione di eventuali studi dedicati o, nel caso di fiere digitali, di veri e propri ambienti virtuali e di tutte le attività di follow-up. In modo più schematico, ecco cosa non può mancare in un digital event di successo.

Corretta definizione dei contenuti: la scelta del tema è fondamentale, ma è anche determinante riuscire a dargli il giusto taglio per coinvolgere il maggior numero di prospect e clienti, massimizzando i risultati. L’obiettivo finale è fornire valore ai partecipanti, facendo in modo che l’evento sia allineato alle loro aspettative. Tutto dipende, quindi, dalle finalità che si pone e dal tipo di pubblico: se i contenuti di alto livello sono indicati per catturare l’attenzione dei potenziali prospect, quelli più tecnici sono perfetti per un pubblico di addetti ai lavori interessati ad approfondire l’argomento. Dalla corretta selezione dei contenuti si passa poi a contattare gli ospiti, ad acquisire testimonianze e programmare lo svolgimento dell’evento. Inoltre, a tenere alta l’attenzione durante il “live” ci pensano le survey, le domande e gli instant poll.

Moderazione giornalistica: a prescindere dal format, elemento cardine di un evento digitale di successo è la conduzione giornalistica da parte di un professionista con competenze specifiche sul tema dell’evento. Tra le sue responsabilità il coordinamento dei relatori, l’organizzazione degli interventi, il rispetto dei tempi, la garanzia di un ritmo adeguato negli interventi, l’interazione con il pubblico e la moderazione degli interventi, che devono essere perfettamente calibrati in funzione degli obiettivi dell’evento.

Piano incisivo di comunicazione a supporto: l’evento digitale va supportato da un piano di comunicazione all’altezza, finalizzato ad aumentare il tasso di partecipazione del target definito. E-mail marketing, video teaser dai contenuti d’impatto e campagne sui social possono tenere alta l’attenzione, ma per garantire buone performance tutti questi strumenti vanno gestiti da professionisti competenti e fatti confluire in un’unica strategia di marketing digitale a supporto dell’evento.

MIGLIORI TECNOLOGIE A DISPOSIZIONE PER EVENTI IN DIGITALE

L’aspetto tecnologico è molto importante per un evento virtuale di successo. La piattaforma tecnologica va selezionata con cura in funzione del format dell’evento, della sua finalità ed estensione. L’infrastruttura di trasmissione deve essere estremamente affidabile: la maggiore complessità tecnica dell’evento digitale sta proprio nell’evitare che picchi di latenza o disconnessioni vanifichino mesi di lavoro, oppure che la piattaforma scelta sia correttamente “dimensionata” in funzione del pubblico atteso. Le tradizionali piattaforme di collaborazione online, da Teams a Meet o Zoom, dispongono sì dell’infrastruttura ma non necessariamente delle funzionalità necessarie per il format scelto e per le esigenze dell’azienda che ospita l’evento.

Una sessione live all’interno di un evento strutturato non si esaurisce nello speech dei relatori, ma deve comprendere una serie di funzionalità interattive quali la tradizionale area per le domande, la possibilità di navigare le slide proiettate durante gli interventi, scaricare materiale didattico, promozionale o le slide stesse, richiedere ulteriori informazioni, fornire un feedback e via dicendo. Tutto ciò, oltre a rendere dinamico e interattivo l’evento, permette all’azienda di lanciare instant poll ai partecipanti per profilarli in modo migliore e preciso, visualizzare statistiche in tempo reale e anche interagire direttamente con i partecipanti, fino a comprendere in tempo reale il livello di attenzione alle tematiche trattate. Infine, ma non meno importante degli altri punti, è il tema della personalizzazione: l’evento deve essere allineato il più possibile con lo stile del brand, i suoi valori, ma anche con i colori e lo stile di comunicazione. La piattaforma tecnologica deve quindi permettere un livello molto alto di customizzazione da parte dell’azienda che la adotta.

Non abbiamo un’unica piattaforma, ma proponiamo la tecnologia più adatta per budget, esigenza e risultato da raggiungere. Per un semplice meeting può andare bene una piattaforma semplice, stabile e veloce, che contenga i costi. Invece per presentare una nuova linea di prodotti sarà necessario avere un soluzione più completa ed emozionale che unisca una videochat all’esigenza di vivere il prodotto.

Con il supporto delle nostre tecnologie per eventi digitali eliminiamo le barriere architettoniche e i limiti della forma e dello spazio tipici delle location per eventi ponendo al centro contenuto e la qualità di connessione.

I PERMESSI

Con l’organizzazione di eventi digitali non occorrono permessi per l’occupazione di suolo pubblico né per l’agibilità della location, non occorre trasportare e assemblare allestimenti risparmiando così sul costo del catering e del trasporto. Con le nostre soluzioni aziendali per eventi digitali assicuriamo un’adeguata e professionale disponibilità in termini di banda per garantire un’esperienza positiva e senza fastidiose interruzioni a tutti i partecipanti offrendo inoltre un ottimo strumento di data analysis e lead generation.